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Restaurants, justificatifs de frais de déplacements… Les notes de frais sont toujours difficiles à gérer pour les entreprises, faute d’outil adapté : faut-il avancer l’argent, faut-il rembourser ? Les banques en ligne ont des solutions pour faciliter la vie des entrepreneurs. Voici les meilleures cartes bancaires d’entreprise pour les notes de frais.
1️⃣ Pleo
Cette société européenne (danoise) s’est spécialisée dans la gestion des frais et des dépenses des pros grâce à une carte professionnelle qui permet de regrouper toutes ses dépenses ou celles de son équipe dans une même application. Avec cet outil, plus de temps passé à remplir de la paperasse inutile.
Tarifs
3 offres sont disponibles :
Free : solution gratuite jusqu’à 5 utilisateurs.
Team : 9,99 € par utilisateur et par mois. Chaque collaborateur à sa carte. Nombreuses fonctionnalités ajoutées. Essai gratuit possible.
Business : 1 999 € par mois. Utilisateurs illimités. Un responsable de compte dédié vous est assigné.
Notre avis sur Pleo
C’est une bonne solution pour gérer ses notes de frais, quelle que soit la taille de votre entreprise et votre statut juridique. On aime particulièrement la possibilité intégrée de gérer ses frais kilométriques avec la formule “Team” et celle de récupérer la TVA étrangère si nécessaire.
Seul bémol, les frais de retrait en espèces, qui nous semblent encore un peu élevés (4 € par retrait).
2️⃣ Anytime
La solution Anytime pour gérer ses notes de frais est un de ses points forts. Avec la carte Anytime, vous pouvez payer, mais aussi gérer toutes vos notes de frais, même si vous êtes à l’étranger.
Chacun de vos collaborateurs disposera d’une carte Mastercard. Il n’aura ainsi pas à avancer les frais de sa poche. Plus rien à saisir (gain de temps). Les transactions sont remontées en temps réel.
Les tarifs
4 formules différentes vous sont proposées :
➡ Solo : à 9,50 € par mois.
➡ Premium : à 19,50 € par mois (3 cartes Mastercard).
➡ Professionnel : à 99 € par mois avec la possibilité de commander 10 cartes Mastercard.
➡ Entreprise : 249 € par mois (20 cartes Mastercard).
Notre avis sur Anytime
Encore une solution permettant que vos dépenses d’entreprise ne se transforment pas en casse-tête chinois. Les points forts de l’offre :
➡ Une carte différente pour chaque note de frais : physique pour des notes de restaurant, virtuelle pour des achats en ligne ou pour des dépenses récurrentes.
➡ C’est vous qui fixez le budget pour chacun de vos collaborateurs : ce budget ne pourra pas être dépassé. Au-dessus du budget, la carte est bloquée. Vous restez ainsi libre d’accepter ou non les notes de frais.
➡ Une vision immédiate des dépenses : vous recevez une notification à chaque dépense. Vous savez ainsi lequel de vos collaborateurs a dépensé de l’argent, et ce qu’il a payé avec la carte. Vous pouvez consulter chaque justificatif.
➡ Votre comptabilité passe en mode “automatique” : votre comptable vous dira merci (plus de rapprochements à faire). L’intégration des dépenses est automatique dans le logiciel de comptabilité.
À lire aussi : l’avis des clients sur Anytime Pro
3️⃣ Qonto
La néobanque Qonto vous permet de gérer toutes les dépenses et frais professionnels de votre équipe. Le principe étant de déléguer la gestion de vos notes de frais à vos collaborateurs, tout en gardant la maîtrise des dépenses.
Pour cela, chaque collaborateur a un accès personnalisé. À vous de fixer les limites. C’est vous qui décidez jusqu’où chaque manager puisse aller.
Tarifs
Ils sont clairs et transparents. Si vous êtes en équipe, 2 formules principales vous permettent de gérer le quotidien de votre entreprise en profitant des avancées de la technologie :
➡ Standard : à 29 € par mois, pour un nombre limité de 5 utilisateurs.
➡ Premium : à 99 € par mois, pour un nombre d’utilisateurs illimités.
Si vous êtes en “solo”, 3 formules avec des limites et des assurances différentes vous sont proposées, à 9, 15 et 29 € par mois.
Notre avis sur Qonto
Nous recommandons cette solution pour les raisons suivantes. D’abord, c’est une solution rapide : la néobanque vous évite d’égarer les justificatifs, ou de les ranger au mauvais endroit. Chaque personne de votre équipe a une carte de paiement dédiée, ce qui lui évite en plus d’avancer les frais.
Ensuite, c’est une solution productive : en tant que dirigeant, vous définissez les limites à ne pas dépasser. Ainsi, plus aucune note de frais ne pose de problème.
À lire aussi : notre analyse complète sur Qonto
4️⃣ Everest
Cette néobanque moderne vous permet de contrôler à 100 % le fonctionnement de vos comptes professionnels en ligne. Des cartes de crédit Mastercard sont mises à la disposition de chaque collaborateur si besoin. Celles-ci comprennent l’assurance voyage, pratique pour tous les déplacements.
Tarifs
Pour l’instant, l’offre comprend 1 tarif unique, qui vous fera bénéficier de tous les services proposés par Everest.
➡ Forfait Standard : à 20 € par mois, pour un nombre limité de 5 cartes virtuelles ou plastiques. 5 € par carte supplémentaire commandée.
Notre avis sur Everest
L’offre, nouvelle, est totalement numérique, ce qui permet notamment d’ouvrir facilement son compte, sans passer par l’étape “se rendre dans une agence bancaire”.
En ce qui concerne les notes de frais, 1 seul clic suffit pour les générer depuis l’application. Cela permet de gagner beaucoup de temps et de pouvoir gérer les dépenses de ses équipes, puisqu’une limite peut être définie pour chaque carte.
On aime également beaucoup les 4 pass qui sont joints à l’offre pour l’accès exclusif à la Mastercard® Airport Security Fast Track, qui vous permet de gagner du temps dans les files d’attentes de sécurité dans les aéroports.
5️⃣ FINOM
Le compte pro Finom est bien plus qu’un compte de paiement à destination des pros. Il permet de gérer toutes ses finances professionnelles en ligne, où que l’on soit. C’est une solution économique pour les travailleurs indépendants comme pour les PME pour gagner en facilité et pour économiser sur ses frais bancaires.
Tarifs
Finom a pensé aux freelances, mais aussi aux entreprises plus conséquentes avec 4 tarifs :
➡ Solo : la formule de base est gratuite. Elle vous donne notamment accès à une carte de paiement et à un IBAN français. Réservée à un utilisateur unique.
➡ Start : à 14 € par mois, pour 2 utilisateurs au maximum. Les limites de retraits et le pourcentage de cashback sont augmentés.
➡ Premium : à 29 € par mois, pour 5 utilisateurs au maximum.
➡ Corporate : à 99 € par mois, pour des utilisateurs illimités.
Notre avis sur Finom
C’est encore une bonne solution en ligne pour gérer les dépenses quotidiennes et les frais des équipes. Toutes les données et les documents peuvent être exportées et classées. De plus, les reçus des employés peuvent être chargés en un clic, en utilisant l’appareil photo de leur smartphone.
6️⃣ Soldo
Si vous cherchez une solution simple et en ligne pour gérer vos notes de frais, mais aussi les finances, les bilans et les dépenses de votre entreprise, sachez que Soldo est un autre choix possible.
Tarifs
Pour 5 € par mois et par carte Mastercard, vous allez pouvoir allouer un plafond à chaque collaborateur et contrôler ses dépenses. Il lui suffira de photographier ses reçus qui seront directement exportés vers votre logiciel de comptabilité. Les tâches administratives courantes sont vraiment simplifiées et accélérées.
Notre avis sur Soldo
5 € par mois pour gérer les frais et les dépenses de son entreprise ? C’est actuellement une solution peu coûteuse et performante.
Vous pouvez obtenir les données de toutes les transactions en quelques clics et transférer gratuitement des fonds vers chaque carte quand cela est nécessaire. Soldo est réellement une solution “carte bancaire note de frais”.
7️⃣ Mooncard
Mooncard va droit au but : elle se définit comme une carte de paiement pour gérer ses notes de frais (les repas par exemple) et ses autres dépenses professionnelles.
Avec cette carte bancaire collaborateur, vous pouvez gérer toutes les dépenses des personnes qui travaillent avec vous sans que cela s’apparente à “une usine à gaz”.
Comment intégrer une dépense ?
Voici les étapes à respecter pour assurer le suivi comptable d’une dépense : payez, recevez le SMS qui vous demande de prendre le justificatif en photo, puis prenez en photo le justificatif.
Tarifs
3 formules tarifaires sont proposées :
➡ La licence light qui vous permet de saisir vos frais : 5 € par mois.
➡ La licence classique qui vous offre en plus une carte de paiement : 15 € par mois.
➡ La licence premium qui vous offre des plafonds étendus et la possibilité de faire appel à un assistant personnel : 49 € par mois.
Notre avis sur Mooncard
Cette solution a les avantages suivants :
➡ Un gain de temps : les justificatifs sont intégrés aux dépenses. Chaque année, on estime le temps gagné à une journée de travail par collaborateur et à 1 000 € d’économie par personne utilisant le service. Cela vous permet d’être mieux organisé sans avoir à fournir d’efforts supplémentaires.
➡ Un gain en simplicité : tout est automatisé, les notes de frais sont préremplies. Vous gagnez en qualité de vie au travail. Fini le stress des notes de frais ! Moins d’erreurs et moins d’oublis.
➡ Un gain en efficacité : cela vous permet de savoir exactement où vous en êtes dans vos dépenses et le cas échéant, de pouvoir refacturer vos frais à vos clients. Cette refacturation est d’ailleurs automatisée.
Si vous avez beaucoup de collaborateurs à équiper, vous pouvez gérer chaque carte, fixer les règles communes et définir l’usage de cette facilité au quotidien.
Vous pouvez regarder cette vidéo pour comprendre le fonctionnement de Mooncard :
8️⃣ Revolut
Cette offre Revolut s’adresse principalement aux freelances et plus généralement à tous les entrepreneurs français, même si cette néobanque nous vient du Royaume-Uni.
En plus de pouvoir facilement gérer vos notes de frais, ce compte courant multi-devises vous permet de ne pas avoir de frais supplémentaires pour vos virements internationaux.
Les statuts acceptés sont les suivants : Freelance, EURL et SARL, Auto-entrepreneur, Entreprise Individuelle, Société Civile.
Tarifs
Pour les entreprises, 3 formules tarifaires :
➡ Revolut Business Free : gratuite, limitée à 2 utilisateurs.
➡ Revolut Business Grow : 25 € par mois, limitée à 10 utilisateurs.
➡ Revolut Business Scale : 100 € par mois, limitée à 100 utilisateurs.
Si vous êtes en freelance, vous avez le choix entre une formule à 0 € et une autre à 7 € par mois, qui vous permet de faire 20 virements par mois et de profiter des taux de change les plus bas du marché.
Notre avis sur Revolut
Cette néobanque est intéressante si vous avez une activité à l’étranger, car les frais de change et les transactions en devises sont parmi les plus bas du marché : vous pouvez payer en 25 devises et vous n’avez aucun frais sur vos dépenses à l’étranger.
Si toute votre activité a lieu en France, nous ne vous conseillons pas Revolut.
À lire aussi : notre analyse complète de l’offre Revolut Business
Pourquoi faut-il digitaliser ses notes de frais ?
Les auto-entrepreneurs comme les entreprises sont logés à la même enseigne concernant les notes de frais. Les problèmes rencontrés sont :
➡ L’employé doit avancer les frais : il utilise sa propre carte et rencontre des soucis de trésorerie constamment.
➡ Le travail du comptable est fastidieux : il doit tout vérifier, cela lui prend beaucoup de temps, du temps passé qu’il refacture à votre structure.
➡ La perte des justificatifs : au moment de faire les comptes, il y a toujours un justificatif qui manque… Avec la gestion des frais sur son application bancaire, il suffit de prendre le justificatif en photo.
Qu’est-ce qu’une carte collaborateur ?
C’est une carte professionnelle que vous remettez à votre collègue, pour lui permettre de régler ses frais sans avoir à avancer d’argent. Pour vous, c’est l’assurance de pouvoir suivre ses dépenses au quotidien.
Le processus qui vise à avancer l’argent, à collecter les justificatifs, puis à se faire rembourser en fin de mois prend beaucoup trop de temps et reste source de trop de contraintes, pour le salarié comme pour son employeur.
Comment fonctionne la carte collaborateur ?
Très simplement. Vous pouvez en avoir une par collaborateur. Pour chacune de ces cartes, c’est vous qui fixez le montant alloué. Vous pouvez aussi limiter les retraits dans les distributeurs. De nos jours des outils existent pour faciliter la vie des entrepreneurs. Pourquoi s’en priver ?