4 Cartes Bancaires d’Entreprise Pour Note de Frais

Restaurants, justificatifs de frais de déplacements… Les notes de frais sont toujours difficiles à gérer pour les entreprises, faute d’outil adapté : faut-il avancer l’argent, faut-il rembourser ? Les banques en ligne ont des solutions pour faciliter la vie des entrepreneurs. Voici les meilleures cartes bancaires d’entreprise pour les notes de frais.

Carte bancaire pour note de frais : les prix mensuels

Petit tableau récapitulatif de notre top 4 100 % digital, avec l’option du logiciel pour gérer ses notes de frais :

Mooncard
15 €
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Qonto
29 €
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Anytime
19,50 €
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Revolut
25 €
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1️⃣ Mooncard

Mooncard va droit au but : elle se définit comme une carte de paiement pour gérer ses notes de frais (les repas par exemple) et ses autres dépenses professionnelles.

Avec cette carte bancaire collaborateur, vous pouvez gérer toutes les dépenses des personnes qui travaillent avec vous sans que cela s’apparente à « une usine à gaz ».


Notre avis sur Mooncard

Nous recommandons cette solution pour les raisons suivantes :

✅Un gain de temps : les justificatifs sont intégrés aux dépenses. Chaque année, on estime le temps gagné à une journée de travail par collaborateur et à 1 000 € d’économie par personne utilisant le service.

Cela vous permet d’être mieux organisé sans avoir à fournir d’efforts supplémentaires.

✅Un gain en simplicité : tout est automatisé, les notes de frais sont pré-remplies. Vous gagnez en qualité de vie au travail. Fini le stress des notes de frais ! Moins d’erreurs et moins d’oublis.

✅Un gain en efficacité : cela vous permet de savoir exactement où vous en êtes dans vos dépenses et le cas échéant, de pouvoir refacturer vos frais à vos clients. Cette refacturation est d’ailleurs automatisée.

Si vous avez beaucoup de collaborateurs à équiper, vous pouvez gérer chaque carte, fixer les règles communes et définir l’usage de cette facilité au quotidien.

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Comment intégrer sa dépense ?

Voici les étapes à respecter pour assurer le suive comptable d’une dépense :

✅Payez

✅Recevez le SMS qui vous demande de prendre le justificatif en photo.

✅Prenez en photo le justificatif.

Vous pouvez aussi regarder cette vidéo pour comprendre le fonctionnement de Mooncard :


Les tarifs

3 formules sont proposées :

✅La licence light qui vous permet de saisir vos frais : 5 € par mois.

✅La licence classique qui vous offre en plus une carte de paiement : 15 € par mois.

✅La licence premium qui vous offre des plafonds étendus et la possibilité de faire appel à un assistant personnel : 49 € par mois.


2️⃣ Qonto

La néobanque Qonto vous permet entre autres de gérer toutes les dépenses de votre équipe. Le principe étant de déléguer la gestion de vos  notes de frais à vos collaborateurs, tout en gardant la maîtrise des dépenses.

Pour cela, chaque collaborateur a un accès personnalisé. À vous de fixer les limites C’est vous qui décidez jusqu’où chaque manager puisse aller.


Notre avis sur Qonto

Nous recommandons cette solution pour les raisons suivantes :

✅Une solution rapide : la néobanque vous évite d’égarer les justificatifs, ou de les ranger au mauvais endroit. Chaque personne de votre équipe a une carte de paiement dédiée, ce qui lui évite en plus d’avancer les frais.

✅Une solution productive : en tant que dirigeant, vous définissez les limites à ne pas dépasser. Ainsi, plus aucune note de frais ne pose de problème.

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Les tarifs

Ils sont clairs et transparents. Si vous êtes en équipe, 2 formules principales vous permettent de gérer le quotidien de votre entreprise en profitant des avancées de la technologie :

✅Standard : à 29 € par mois, pour un nombre limité de 5 utilisateurs.

✅Premium : à 99 € par mois, pour un nombre d’utilisateurs illimités.

Si vous êtes en « solo », 3 formules avec des limites et des assurances différentes vous sont proposées, à 9, 15 et 29 € par mois.


3️⃣ Revolut

Cette offre Revolut s’adresse principalement aux freelances et plus généralement à tous les entrepreneurs français, même si cette néobanque nous vient du Royaume-Uni.

En plus de pouvoir facilement gérer vos notes de frais, ce compte courant multi devises vous permet de ne pas avoir de frais supplémentaires pour vos virements internationaux.


Notre avis sur Revolut

Cette néobanque est intéressante si vous avez une activité à l’étranger, car les frais de change et les transactions en devises sont parmi les plus bas du marché : vous pouvez payer en 25 devises et vous n’avez aucun frais sur vos dépenses à l’étranger.

Si toute votre activité a lieu en France, nous ne vous conseillons pas Revolut.

Les statuts acceptés sont les suivants :

Freelance.

EURL et SARL.

Auto-entrepreneur.

Entreprise Individuelle.

Société Civile.


Les tarifs

Pour les entreprises, 3 formules :

✅Revolut Business Free : gratuite, limitée à 2 utilisateurs.

✅Revolut Business Grow : 25 € par mois, limitée à 10 utilisateurs.

✅Revolut Business Scale : 100 € par mois, limitée à 100 utilisateurs.

Si vous êtes en freelance, vous avez le choix entre une formule à 0 € et une autre à 7 € par mois, qui vous permet de faire 20 virements par mois et de profiter des taux de change les plus bas du marché.


4️⃣ Anytime

La solution Anytime pour gérer ses notes de frais est un de ses points forts. Avec la carte Anytime, vous pouvez payer, mais aussi gérer toutes vos notes de frais, même si vous êtes à l’étranger.

Chacun de vos collaborateurs disposera d’une carte Mastercard. Il n’aura ainsi pas à avancer les frais de sa poche. Plus rien à saisir (gain de temps). Les transactions sont remontées en temps réel.


Notre avis sur Anytime

Encore une solution permettant que vos dépenses d’entreprise ne se transforment pas en casse-tête chinois. Les points forts de l’offre :

✅Une carte différente pour chaque note de frais : physique pour des notes de restaurant, virtuelle pour des achats en ligne ou pour des dépenses récurrentes.

✅C’est vous qui fixez le budget pour chacun de vos collaborateurs : ce budget ne pourra pas être dépassé. Au-dessus du budget, la carte est bloquée. Vous restez ainsi libre d’accepter ou non les notes de frais.

✅Une vision immédiate des dépenses : vous recevez une notification à chaque dépense. Vous savez ainsi lequel de vos collaborateurs a dépensé de l’argent, et ce qu’il a payé avec la carte. Vous pouvez consulter chaque justificatif.

✅Votre comptabilité passe en mode « automatique » : votre comptable vous dira merci (plus de rapprochements à faire). L’intégration des dépenses est automatique dans le logiciel de comptabilité.

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Les tarifs

4 formules différentes vous sont proposées :

✅Solo : à 9,50 € par mois.

✅Premium : à 19,50 € par mois (3 cartes Mastercard).

✅Professionnel : à 99 € par mois avec la possibilité de commander 10 cartes Mastercard.

✅Entreprise : 249 € par mois (20 cartes Mastercard).


⭐ Pourquoi faut-il digitaliser ses notes de frais ?

Les auto-entrepreneurs comme les entreprises sont logés à la même enseigne concernant les notes de frais. Les problèmes rencontrés sont :

✅L’employé doit avancer les frais : il utilise sa propre carte et rencontre des soucis de trésorerie constamment.

✅Le travail du comptable est fastidieux : il doit tout vérifier, cela lui prend beaucoup de temps, du temps passé qu’il refacture à votre structure.

✅La perte des justificatifs : au moment de faire les comptes, il y a toujours un justificatif qui manque… Avec la gestion des frais sur son application bancaire, il suffit de prendre le justificatif en photo.


⭐ Qu’est-ce qu’une carte collaborateur ?

C’est une carte professionnelle que vous remettez à votre collègue, pour lui permettre de régler ses frais sans avoir à avancer d’argent. Pour vous, c’est l’assurance de pouvoir suivre ses dépenses au quotidien.

Le processus qui vise à avancer l’argent, à collecter les justificatifs, puis à se faire rembourser en fin de mois prend beaucoup trop de temps et reste source de trop de contraintes, pour le salarié comme pour son employeur.

Comment fonctionne la carte collaborateur ?

Très simplement. Vous pouvez en avoir une par collaborateur. Pour chacune de ces cartes, c’est vous qui fixez le montant alloué. Vous pouvez aussi limiter les retraits dans les distributeurs.

De nos jours des outils existent pour faciliter la vie des entrepreneurs. Pourquoi s’en priver ?